Toda empresa, independente de seu porte ou tipo de atividade é obrigada por lei a emitir o documento chamado folha de pagamento. Todo empregado que tenha prestado serviços à empresa terá sua remuneração demonstrada e registrada na folha de pagamento. Apesar de não existir um modelo oficial, a folha de pagamento é documento importante e passível de fiscalização, tanto previdenciária quanto trabalhista.

Como não existe um modelo de folha de pagamento obrigatório, ela deverá ser elaborada levando em conta o tamanho da empresa, o número de funcionários, automatização do processamento da folha e outros critérios. Ela é efetuada mensalmente. Desse modo, o modelo de folha de pagamento pode variar de uma empresa para outra, mas algumas informações básicas devem contar sempre em todas elas.

Em primeiro lugar, é imprescindível registrar individualmente os nomes dos empregados, seus cargos ou serviços prestados. É importante também discriminar o mês de referência da remuneração paga. Para cada um dos empregados deve ser registrado o valor bruto do salário que lhes corresponde, bem como os valores dos descontos autorizados ou exigidos por lei – Contribuição Previdenciária, vale transporte e alimentação, impostos retidos na fonte, adiantamentos, contribuição sindical, entre outros. Também devem constar para o empregado, quando for o caso, outros proventos a que tiver direito (por exemplo, auxílio criança ou salário família, gratificações, horas extras, etc.). Feitas as contas dos auxílios e outros adicionais, bem como dos descontos, deve-se registrar o valor líquido que cada empregado irá receber. É da folha de pagamento que se extrai o recibo de pagamento ou holerite de cada empregado.

Para facilitar a emissão desse documento, existe hoje uma grande variedade de programas e sistemas informatizados de folha de pagamento. Existem softwares para download gratuito na rede e programas de folha de pagamento para compra. Em qualquer um dos casos, fazer a opção por um software implica examinar antes as necessidades da empresa e sua capacidade em termos de informatização. Além disso, é importante lembrar que seja qual for o programa escolhido, é preciso instruir e treinar os funcionários encarregados de utilizá-lo para a elaboração da folha de pagamento.

Para escolher o programa mais adequado para sua empresa, analise seus recursos de informatização para saber quais programas seriam mais adequados. Talvez você conclua, inclusive, que é chegada a hora da modernização ou upgrade de seus sistemas e máquinas. De todo modo, após estabelecer a compatibilidade necessária para a instalação de um programa de folha de pagamento, examine os recursos oferecidos por alguns dos programas escolhidos para verificar qual deles se adequa melhor ao porte e necessidade de sua empresa. Alguns programas são bem básicos e simples, praticamente apenas informatizando a escrita dos dados necessários à folha. Outros possuem a capacidade de armazenar dados úteis como linhas de ônibus e suas tarifas, tabelas de contribuição previdenciária, alíquotas de imposto, código brasileiro de ocupação, entre outros dados. Esses dados são lançados nas planilhas, facilitando os cálculos finais da folha de pagamento.

Há ainda os que possuem recursos extras, como senhas de restrição de acesso, cálculo de férias e emissão de recibo de férias, além de integração com programas oficiais relacionados, tais como RAIS e DIRF.

Para saber mais sobre folha de pagamentos, consulte sempre nossa página. Ela está sempre atualizada, com informações úteis e notícias recentes sobre o assunto.

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